読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

コラボレーション・エンジニアの考える日々

企業での情報共有とコミュニケーションについて、ITを中心に企業コラボレーションを考えていくブログです。

ファイル共有が簡単になってきた

IBM社内では、最近、ファイル共有するのにLotus ConnectionsやLotusLiveを皆使うように変わってきている。これらのツールを使うと、どこにいてもファイルにアクセスできるとか、誰がいつダウンロードしたか分かるとか、タグ付けできるので資料探しが楽とか、バージョン管理を勝手にやってくれるとか、他の人からコメントをもらえるとか、まぁいろいろメリットがある。その中でも最近、僕自身が身に染みて感じているのが、"ファイルをもらうのが簡単になったなぁ"ということだ。


よく、何かに関する資料が欲しいとなった場合は、それに詳しい人に直接聞いてみるということをやっているのではないだろうか。自分で探すよりも、直接良くわかっている人に聞いてしまった方が早いというわけだ。そういう言わば専門家から直接ファイル、または、ファイルの保存先のリンク、をもらうということは本当によく行われていると思う。


ところが最近はこの方法がIBM内では変わり始めている。専門家に聞く前に、その専門家のオンライン上のファイルスペースを見てみるという行動をすることが多くなった。Lotus ConnectionsやLotusLiveでは、ユーザー一人一人がオンライン上に専用のスペースを持つことができ、そこに作成したファイルを置いておくことができる。置く人からすると、前述のようなメリットがあるから置くわけだが、探す方からすると、専門家のファイルスペースを覗けばすぐに欲しい情報が見つかる可能性が高い。探される専門家からすると、情報の問い合わせにいちいち答えなくても、勝手に探してくれて、手間が省ける。これはかなり便利だ。一回あたりの探す時間を定義して掛け算すれば、すぐROIが金額で出るのではないだろうか。


LotusLiveやLotus Connectionsは、以下の図のように、ユーザー単位でファイルスペースを持っていて、この点が従来の全社共有ファイルシステム、ECMとは違う。



ECMでも、ファイルの作成者別ビューや作成者検索をすればいいのだが、そもそもECMはきちんと管理されたシステムなので、完成度を上げたファイルしかなく、断片的な情報、これからブラッシュアップするつもりの資料などがのっていない。ECMに載せるのが面倒くさくて、ローカルPCというタコツボの中に眠ったままというのも良くある話だ。また、作成者別検索ができるといっても、そこにいくまでの操作がめんどくさい。


LotusLiveやLotus Connectionsでは、個人のファイルスペースなので、気軽に断片的、作成途中のファイルを置ける。そしてそれが共有される。実はそれが重要だったりする。なんかどっかで聞いた話だ。そう、社内ブログが出てきた時に言われていたようなメリットが、今、ファイル共有に当てはまっているのだ。さらに、Lotus NotesクライアントとLotus Connectionsは密に連携できていて、Notes上のいたるところに現れるユーザー名にマウスオーバーさせれば、"ビジネスカード"と僕らが呼んでいる、そのユーザーが持っているLotus Connections上のリソースへのリンク集が出てくるのだ。



上の例は、もらったメール上の送信者フィールドからビジネスカードを表示している例だが、このビジネスカードはいろんなところからひょいと表示できるようになっている。このビジネスカード上のリンクをクリックすれば、そのユーザーがオンライン上に持っているファイルスペースへダイレクトにアクセスできるというわけだ。



最近はこんな会話がよくされている。
 Aさん:「大川さんの作った競合比較資料、あれ、かなり使えるよ。」
 Bさん:「そうなの?じゃあ大川さんのConnectionsを見てみよう。」
 Aさん:「ABC社様向けに僕が編集したから、今度のコールで説明させてもらおうよ」
 Bさん:「じゃあ、あとで君のConnections上のその資料を見させてもらうよ」
僕もAさんも、Bさんにファイルやファイルへのリンクを送らなくても、勝手にファイル共有が進んでいっている。もう従来のファイル共有方法には戻れないな。