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コラボレーション・エンジニアの考える日々

企業での情報共有とコミュニケーションについて、ITを中心に企業コラボレーションを考えていくブログです。

こんなのあり?Inbox Zeroに効く有り得ない僕のメール処理方法

以下をご覧いただきたい。これは、僕の今の受信ボックスだ。



そう、件名、送信者を表示させていない。なんでこんなことになっているのか・・・?


僕のメールの処理方法は、inbox zeroだ。つまり、メールボックスを開くときは全てのメールを見て、GTD的に何らかの対応をして、フォルダーに移動させるか削除する。そうやって受信ボックスは常に綺麗にしておく。そうすると、頭がすっきりするし、なによりストレスを抱えることがない・・・・・・・・・・・・・・・というのを実践しようといつもしているのだけれど、これがなかなかうまくいかなかった。うまくやるためには、メールは到着した順にどんどん処理するのが一番なのだけれど、以下のような対応になっていた。

  • 重要な案件のメールを先に読む。
  • 対応が重そうなメールは先送りにしてしまう。
  • どうでもいいようなメールをついつい先に開けてしまう。
  • 対応が必要だけれど急ぎではないメールは、読んだあとフラグを付けて受信ボックスに残したまま

こうなると、いつまでも処理されないで受信ボックスに残るメールが出てきてしまう。もちろん、それは頭では分かっているのだが、やらなきゃやらなきゃと思っているうちに、押し寄せる仕事依頼の波に飲まれ、対応したのは1週間後・・・などということになる。


こうなってしまう原因は、メールを開ける前に件名や送信者が受信ボックス上に見えているからだ。件名が見えていると、ついつい優先順位付けをしてしまうし、開けたくないメールが出てきてしまう。First In First Out がどうしてもできなくなる。強い意思で・・・などと思っても絶対できない。ついつい安きに流れてしまう。何か、仕組みが必要だ・・・・。


そんな時、社内のLotus Connectionsのマイクロブログ(Twitterみたいな機能)上で、受信ボックスから件名を消しているとつぶやいている人がいた。「なにをバカな・・・」と思ったかどうだか知らないが他の人は何も反応していなかった。しかし、僕にとっては暗天の空から差す一筋の光に見えた。ということで、件名を消し、さらに僕は送信者も消した。


実際にやってみると、これが非常に調子いい。到着順にどんどんメールを開ける。件名が見えないから読んだメールはそのままにしておくと後から「これはなんだっけ?」となるので、必ずGTD的処理をして受信ボックスから消すようになる。意思の強さとは関係なく、この仕組みが僕をどんどんメール処理させてくれる。


Gmailでは最近Priority Inbox機能がリリースされたが、それよりはるか昔からノーツにはメールの優先順位付けを自動的にしてくれる仕組みがある。これは、一日に何百通もメールを受け取る人には有効だと思う。人によっては何千通という未読メールが溜まっている人もいるだろう。そういう人は、もう全てのメールを見ることは出来ない。少しでも重要なものを選んで読んで、あとは読まないで放っておくしかない。また、性格的に優先順位通りにメールを処理したい人にも必要だろう。そういう人は、なにも対応せずに受信ボックスに残すことが気持ち悪くて、すぐアクションを取れる。僕の妻がこのタイプだ。


この方法は、当然デメリットもある。スパムメールも開かなきゃいけないとか、「さっきメール送ったから見て!」と言われた時とか、今まで件名や送信者だけ見て削除していたののができなくなるとか。誰にでも勧められるものではない。しかし、僕の場合はよく効いている。時にはこんなドラスティックな改革が必要なのだ。ただ、スパムやウィルスは深刻なので、社内できちんと対応できていることが前提条件となる。使用するメールクライアントによっては、開くだけで感染するメールもあるので、ノーツのようにきちんと対応がされているメールクライアントを使うというのも条件だ。


因みに、この受信ボックスのカスタマイズは、デザイナークライアントは必要ない。受信ボックスを開いている状態にしておいて、上のメニューバーから [表示]→[ビューのカスタマイズ] を選択すると、以下のダイアログボックスが出てきて、ここで列を非表示にしたり、列の順番を入れ替えたりできる。



inbox zeroを実践したいがなかなかできない、そんな人は是非試してもらいたい。