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コラボレーション・エンジニアの考える日々

企業での情報共有とコミュニケーションについて、ITを中心に企業コラボレーションを考えていくブログです。

メイキングオブ Lotus Knows EXPO 2010 ノーツセッション 〜 チャート作成編

導入編ストーリー作成編に続き、今回はチャート作成編。


■しゃべる内容に合わせてチャートを作る
前回のストーリー作成編で書いたように、チャートはしゃべる内容を補足するものとして作った。だから、マニュアルのような構造化・正規化されたページ構成にはならない。しゃべる順番にチャートは現れる。特定のページをしゃべりの内容の展開に合わせてバリエーション変えて複数出すということも行った。構造化・正規化して文書としての品質を上げるというより、しゃべりに合わせて線形的に作るといったイメージだ。資料というより物語、と言ったら伝わるだろうか。だから、まずはストーリーを先に作って、かつ、しゃべる内容を決めておかなければチャートは作れないことになる。逆に、そこまで決められていれば、チャート作りはどんどんできる。


こうすると、技術者が今まで作ってきたプレゼンチャートとはまったく違うものになる。僕も含め真面目な技術者は、技術情報を正しく網羅性をもって伝えなければならないと考え、へたしたら、マニュアルのパラメータ表をそのままチャートに載せかねないが、それでは物語性がなくなり、圧倒的なわかりやすさ、考えてもらわなくても理解してもらえるプレゼンは出来ないと思う。今までとは大きくやりかたを変えなければならない。「プレゼンテーションzen」では、"be pirates"と言っている。直訳すると、"海賊になれ" ということだが、言わんとすることは、今までの慣習を壊すことを恐れるなということだと僕は理解した。イベントや会社の規定で、テンプレートが決まっていることもあろうかと思うが、それを守るのは表紙だけで十分。ただ、技術者として真摯に情報提供はしなければならないので、プレゼン資料とは別に、従来の方法で配布資料を作っておく必要はある。プレゼンテーションzenは、シンプルにすることを述べているが、資料作成のワークロードが減るということではない。逆に増える。プレゼンテーションzenの実践は大変だ。


■圧倒的にわかりやすくシンプルに
メッセージはスピーカーの口から出てくるので、必ずしも伝えたいメッセージをチャートに書かなくてもいい。メッセージを図や写真だけで伝えられるならそれがベストだ。文字を出すと、観客は必ず読む。それは、理解を強いることになる。それはなるべく避けるようにしたい。そうすると、文字は大きくなる。今回、僕が使った最小の文字は、24ポイントだ。もっとも良く使ったのは、40ポイント。80ポイントというチャートもあった。また、文字を書くにしても、なるべく文字はそぎ落とすことを考えた。例えば、今までだと、"8.5.2でLotus Notes TravelerがiOS 4.0に対応。Lotus iNotes Ultralite ModeもiOS 4.0をサポート" と書くところを、"iPhone × Lotus" とだけ書き、iPhone 4だとはっきり分かる印象的な画像をバックに表示させておいた。その文字は、66ポイントだった。


また、文字サイズが大きくても、画面全体に文字が配置されているようなチャートは避ける。よく、画面一杯に図や吹き出しや文字で埋められているチャートを見るが、あれだと、パッと見、まずどこを見たらいいのかわからない。資料としてならいいのだが、プレゼンの場合は、パッと見で理解してもらいたい。だから、空白を使う。空白を使って観客の視線を誘導する。このあたりは、「プレゼンテーションzen」や、「プレゼンテーションzenデザイン」にサンプルとともによく書かれている。今回は、製品出荷スケジュールのチャートで空白を意識して使ってみた。それ以外のチャートでは、あまりうまく空白を使えなかった。空白は僕の今後の課題だ。


チャートもシンプルにする。今回は、Androidの市場シェアを示すのにニールセンの公開データを使ったが、従来だと、ニールセンが出したグラフをそのまま貼り付けてチャートを作っていたかと思う。しかし、一手間かけて、PowerPointのグラフオブジェクトとして作成しなおし、罫線やメモリや凡例を全て削除し、ごくごく単純化した。資料としてはこれではNGだが、プレゼンでAndroidが高いシェアを占めてきたことを示すには、こっちのほうがパッと見て理解してもらいやすい。


■イメージを使う
言葉よりイメージだ。できれば高品質な写真を使いたい。管理者が困っているというような現状の問題点を提示するチャートでは、管理者っぽい男性の困っている姿の写真を使ったり、これから楽しそうなTipsを紹介するというような最初のページでは、おもちゃのロボットの写真をもってきたりした。stock.xchngには、そういったところで使える無料で使える大量の写真がある。また、プレゼンテーションzenで紹介されているiStockphotoには、ロイヤリティフリーの超高品質なプロ用の写真がある。人物イメージは無料ではなかなかいいのがないのだが、iStockphotoはその点お勧めだ。やはり、人間の写真、特に人間の目、は人の目を引くので効果的だと思う。


写真はツールで加工して使う。背景を透明化したり、写真の上に載せるメッセージを浮きだたせる為にぼかしたり。僕は、GIMPというフリーのツールを使っている。フリーだけれどもフォトショップ並にとても高機能で、使いこなせるとチャート作成に便利だ。Web2.0風ロゴとかも作れる。今回は、HTML5の紹介のところで、HTML5の文字が床に映り込むよくあるWeb2.0的ロゴを作ってみた。



さて、最後はプレゼン実施編だ。それは週末にでも書こうと思う。


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