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コラボレーション・エンジニアの考える日々

企業での情報共有とコミュニケーションについて、ITを中心に企業コラボレーションを考えていくブログです。

ToDo管理はオープンな方がいい

Connections social

先日、とあるお客様から聞かせていただいた話です。


 「Activityを使うようになって、みんな締め切りを守るようになった。」
 「問い合わせが減って、まとめ作業が楽になった。」


Activityというのは、ソーシャルウェアのIBM ConnectionsやクラウドサービスのIBM SmarterCloud for Social Businessで提供されているToDo管理のツールです。以下のような画面になっています。



このお客様は、運用しているサービスに対する改善要望を世界の各地の担当者から集めて、次のサービス改善計画を立てています。これを半期毎に繰り返していて、PDCAのサイクルを回しています。


これを前はメールでやっていたそうです。各担当者はなかなか要望を期限通りに出してくれないし、同じような問い合わせを各地からメールでいくつも来るし、前期はどうだったのか確認したい場合に過去メールをひっくり返して探さなければならないのが大変だったり、結構な手間がかかる作業のようでした。


この業務にActivityを使うようになって、大分効率的に出来るようになったそうです。

  • 期限が過ぎると期限が赤い太字になるので、それがプレッシャーになって期限を守ってくれるようになった。
  • 他の地域が既に要望提出しているのが見えるので、自分も早く出さなきゃという気になってくれる。
  • 問い合わせは、ActivityのToDo項目にぶら下がって入ってくるので、事務局としては対応するのが楽。
  • 他地域の問い合わせ内容とその回答が見えるので、それが自動的にFAQとなり、事務局に問い合わせがくる回数が激減した。
  • Activityはテンプレート化できるので、今期の作業を踏まえて、次期の作業の開始をするのがとても楽。

ポイントは、見える化だと思うんです。世界中の各担当者の間で、他の地域の作業状況がどうなのかわかったり、締め切り過ぎているのが他の地域にからも見られてしまったり。見えるようになると、人の行動って変わるようになるんですよねぇ。見える化というと、管理の側面が強いけれど、人の行動に影響を与えるという面でも有効なんだなということをこのお客様から教えてもらいました。これって、ゲーミフィケーションっぽいですよね。


メールは、個々のメールボックスに情報が隠れてしまって、外から見えません。サイロ化です。タコツボです。今までメールでやっていることを、このお客様のように、オープンな場で行うことにより、もっと効率的に業務ができるようになるかもしれませんよ。