企業内ソーシャルウェアの活性化ロードマップ - コラボレーション・エンジニアの考える日々

「社内ソーシャルって何がいいの？」と言われた時、僕はいつも以下の3つのことを話しています。

情報発信が推進される
発信された沢山の情報がタグにより検索しやすくなる（情報のPull）
良い情報・重要な情報が、つながりを通して広まる（情報のPush）

1番の「情報発信が推進される」というところがベースになっているわけですが、お話をさせていただくと、大体「うちはそんな文化じゃない」、「情報はみんな抱え込んでいる。個人商店でやっている」、「情報をオープンにするのはセキュリティ上難しい」、というご意見をいただきます。社内の誰かが作った資料を別の誰かが必要としていたり、様々な部署からの情報・意見を取り入れるのが新しいアイデア発想には必要だとか、社員の総力を結集するのだ！とか、いろんな課題点・やりたいことを皆さんお持ちですが、ポイントは個々の社員の情報発信になります。でも、文化だとかセキュリティだとかが壁と感じられて、なかなか前に進めない・・・。

そんな時、以下の情報発信のロードマップという話をしています。

ソーシャルウェアの導入で目指すところは、右上６番です。みんながモチベーションされて、全社に向かって情報発信して共有されていく世界。ソーシャルの話をお聞きになるとき、皆さん大体こういった筋の話を耳にされることが多いと思います。しかし、いきなり６番を実現しようとしてもなかなか出来るものではありません。

そこで左下の１番から始めるのです。課題点の中で一番多いのは、情報公開範囲としてのセキュリティの問題ですが、セキュアなコミュニティの中で、情報発信を行います。そして、ソーシャル的なフィードバックによるモチベーションというよりも、従来のメールやファイルサーバーなんかよりも、全然便利だというところを実感してもらいます。

そして次は３番です。複数のチームや組織で使っていきます。従来のグループウェアだとこの部分が難しいのですが、ソーシャルウェアだと今までにない形で出来ます。例えばファイル共有。ひどいところだと、メールでファイルを添付して、それが転送、転送、転送されていきます。バージョン管理やコメント管理など、全くありません。グループウェアだとしても、組織間、チーム間でファイルを共有しようとすると、ファイルをコピーして共有しなければなりません。ソーシャルウェアでは、以下のようになります。

ファイルを共有されたユーザーは、さらに他のユーザーやコミュニティに共有することが可能です。その時、ファイルの実態は１つだけです。コメント、いいね数、ダウンロード数などのメタ情報も引き継がれます。ファイルが更新されれば、共有されたユーザーに通知が届きますので、常に最新バージョンのファイルで作業が可能です。これにより、１つのファイルを、必要な人にセキュアに柔軟に、組織やチームを超えて共有範囲を広げていくことが出来るのです。ちょうど、神経ネットワークのように共有が広がることから、"オーガニック・ファイルシェアリング"だなんて言い方もあります。

つぶやきに関しては、自分が参加する複数のコミュニティでつぶやかれた情報は、自分のタイムラインに集約されて入ってきますので、個々のコミュニティをそれぞれアクセスして確認する必要はありません。以下にイメージ図を載せておきます。

どうでしょうか。１番、３番から入っていて、２番、４番のソーシャル的なモチベーション喚起を経験しつつ、６番を目指すというロードマップです。
ソーシャルは、個人の能力を活かして活性化させるという新しいアプローチですので、定着には時間がかかると思います。いきなり理想形を目指すのではなく、まずは分かりやすく従来の情報共有を延長させる方向で推進し、徐々にソーシャル的なアプローチによる効果を狙っていきます。「とりあえずやってみよう」では失敗します。ソーシャルウェア展開には、自社に合ったロードマップを考えていきたいですね。